จาก Traditional Office สู่ Agile Workplace: ต้องเปลี่ยนอะไรบ้าง

1. เปลี่ยนจาก Desk-centric → Activity-based Workspace
แทนที่จะถามว่า “ใครนั่งตรงไหน” องค์กร Agile จะถามว่า “วันนี้พนักงานต้องทำงานแบบไหน”

• งานโฟกัส → Focus Zone / Privacy Pod
• งานคุยสั้น → Huddle Space
• งานตัดสินใจ → Meeting Room ที่พร้อมใช้งาน

จากรายงานของ Gensler Workplace Survey (2022) องค์กรที่ใช้ Activity-based Workspace มี Employee Engagement สูงกว่า 28%

2. เปลี่ยนการประชุมให้สั้นลง แต่มีคุณภาพขึ้น
Agile Workplace ไม่ได้ลดการประชุม แต่ ลด Meeting ที่ไม่จำเป็น

สิ่งที่องค์กรต้องมี:

• ระบบ Meeting Room Booking
• อุปกรณ์ Video Conference / Pro-AV ที่ภาพ–เสียงเสถียร
• One-touch Start Meeting (Teams / Zoom Room)

ข้อมูลจาก Harvard Business Review ระบุว่า พนักงานเสียเวลาประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเฉลี่ย 23 ชั่วโมง/เดือน

3. เปลี่ยนบทบาทของเทคโนโลยี จาก “อุปกรณ์” เป็น “ตัวเร่ง Productivity”
ใน Agile Workplace เทคโนโลยีต้อง

• ลดขั้นตอน
• ใช้งานง่าย
• ไม่ต้องพึ่ง IT ทุกครั้ง

ตัวอย่างเทคโนโลยีสำคัญ

• Smart Meeting Room
• Wireless Presentation
• Workplace Analytics Dashboard
• Smart Access Control & Sensor

4. เปลี่ยนวิธีบริหารพื้นที่ จากความรู้สึกสู่ข้อมูลจริง
Agile Workplace ต้องบริหารด้วย Data ไม่ใช่ Assumption

องค์กรควรรู้ว่า

• ห้องไหนถูกใช้งานจริง
• โซนไหนว่างเกินไป
• พื้นที่ใดควรเพิ่ม / ลด

แพลตฟอร์ม Workplace Analytics ช่วยให้องค์กรลดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งานลงได้เฉลี่ย 15–25% ต่อปี

5. เปลี่ยน Mindset ผู้นำ จาก Control → Enable
Agile Workplace จะเกิดไม่ได้ ถ้ายัง

• วัดผลงานจากเวลาเข้าออฟฟิศ
• บังคับรูปแบบการทำงานเดียวกับทุกทีม

ผู้นำต้องเปลี่ยนบทบาทเป็นผู้ “สร้างสภาพแวดล้อม” ที่เอื้อต่อการทำงาน มากกว่าการควบคุมรายละเอียดรายวัน