สงสัยกันไหมคะ ว่าองค์กรชั้นนำในปัจจุบันจัดการ “ผู้มาติดต่อหลายร้อยคนต่อวัน” ได้อย่างไร? ดูเหมือนจะวุ่นวาย แต่จริง ๆ แล้วกลับกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ เพียงมี “ระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ” หรือ Visitor Management System (VMS) เทคโนโลยีล้ำสมัยที่จะเปลี่ยนความยุ่งยากให้กลายเป็นประสบการณ์สุดเรียบง่าย และปลอดภัย
ทำไมองค์กรสมัยใหม่ถึงจำเป็นต้องมีระบบ VMS?
ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูล และความปลอดภัย คือหัวใจสำคัญขององค์กร ระบบ Visitor Management System (VMS) ไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็นความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับองค์กร เพราะการขาดระบบบันทึกการเข้าออกที่เป็นระบบ ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อการรั่วไหลข้อมูลสำคัญ ขณะที่พนักงานต้อนรับต้องเสียเวลาไปกับงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน ส่งผลให้ผู้มาติดต่อต้องรอคิวนาน และเกิดความไม่ประทับใจตั้งแต่แรกพบ
นอกจากนี้ การจัดการแบบเดิม ๆ ยังส่งผลต่อภาพลักษณ์องค์กร ทำให้ดูไม่ทันสมัย และขาดความเป็นมืออาชีพ อีกทั้งยังไม่มีข้อมูลเชิงลึกที่จะนำมาวิเคราะห์แขกผู้มาติดต่อ และที่สำคัญที่สุด การไม่มีระบบจัดการข้อมูลที่ได้มาตรฐาน ยังเสี่ยงต่อการละเมิดกฎหมาย PDPA อีกด้วย
W+Visitar ระบบ Visitor Management System ภายใต้กลุ่ม Product “Workplace Plus”
Exzy ได้ออกแบบโซลูชันใหม่ล่าสุด W+Visitar ระบบ Visitor Management System ที่จะช่วยครอบคลุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่การนัดหมายล่วงหน้า การลงทะเบียน ไปจนถึงการติดตามสถานะการเข้าออกแบบเรียลไทม์ ซึ่งไม่เพียงแต่ยกระดับความปลอดภัย แต่ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัย และมืออาชีพ
ทำความรู้จักกับระบบ W+Visitar
Exzy ได้ร่วมมือกับ Hikvision แบรนด์ชั้นนำระดับโลก เพื่อยกระดับมาตรฐานการต้อนรับในองค์กร ด้วย W+Visitar ระบบ Visitor Management System บริหารจัดการผู้มาติดต่อ สำหรับองค์กรแบบครบวงจรที่ครอบคลุมทุกการใช้งาน ตั้งแต่การส่งเชิญล่วงหน้า ลงทะเบียน ไปจนถึงการเชื่อมต่อระบบ Access Control ที่ปลอดภัยตามมาตรฐานสากล ตอบโจทย์ทุกความต้องการเพื่อประสบการณ์ที่เหนือกว่า
Highlight Features ที่โดดเด่น
สำหรับผู้มาติดต่อ (Visitor)
- ลงทะเบียนล่วงหน้าผ่าน Link ได้ง่ายๆ
- รับข้อมูลการนัดพบ แผนที่ การจอดรถ
- เพิ่มผู้ติดตามได้เพียงแชร์ Link
- Check-in ได้ด้วยบัตรประชาชน
- ใช้ QR Code ในการเข้าออกพื้นที่
- เข้าออกพื้นที่ได้สะดวกตามที่ถูกกำหนด
สำหรับพนักงาน (Host)
- เชิญแขกล่วงหน้าผ่านระบบออนไลน์
- จัดการการนัดหมายได้ด้วยตัวเอง
- ได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้มาติดต่อมาถึง
- ดูตารางการนัดหมายส่วนตัว
- ตรวจสอบและยืนยันการเข้าพบล่วงหน้า
- ดูประวัติผู้มาเยือนย้อนหลัง
สำหรับองค์กร (Admin)
- ระบบการเชิญปรับตามอัตลักษณ์องค์กร
- ดูภาพรวมผู้มาติดต่อแบบ Real-Time
- กำหนดสิทธิ์การเข้าพื้นที่ต่าง ๆ
- ดูรายงานสถิติการเข้าพบ
- ตรวจสอบประวัติการเข้าออก
- จัดการข้อมูลของ Visitor เป็นระบบ
8 ขั้นตอนง่ายๆใช้งานระบบ W+ Visitar
Visitor Experience
5 Touch Points ที่สำคัญ
Visitor Screen สำหรับผู้มาติดต่อ
Reception Screen
สำหรับ Check-in/out
Pre-Register Web
สำหรับผู้มาติดต่อลงทะเบียนล่วงหน้า
Admin Web
สำหรับจัดการระบบและดูรายงาน
Guest Invitation Web
สำหรับพนักงานเชิญผู้มาติดต่อ
เหมาะสำหรับองค์กรประเภทไหน?
- ธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ โดยเน้นที่มีตึกสำนักงานเป็นของตัวเอง หรือออฟฟิศที่เช่าอยู่ในตึกสำนักงานต่าง ๆ
- ออฟฟิศที่มีผู้มาติดต่อเป็นประจำ เช่น ลูกค้า คู่ค้า หรือแขกพิเศษ
- องค์กรที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย ควบคุมการเข้าถึงพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ
- ออฟฟิศสมัยใหม่ เพิ่มความสะดวก ล้ำสมัย ให้การต้อนรับง่ายขึ้น
- องค์กรที่ใส่ใจภาพลักษณ์ สร้างความประทับใจตั้งแต่แรกพบ
สรุป
ระบบ Visitor Management System (W+Visitar) จาก Exzy โซลูชันใหม่ที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริม Experience ของผู้ใช้งานสู่ความเป็นมืออาชีพในยุคดิจิทัล จะช่วยสร้างประสบการณ์การบริหารจัดการผู้มาติดต่อที่น่าประทับใจ ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพสูงสุด
ได้ที่ Smart Office Solution by Exzy โทร. 095-919-1963 หรือ อีเมล: contact@exzy.me
