Workplace Analytics: ใช้ Data ช่วยตัดสินใจว่าควรขยายออฟฟิศหรือไม่

Workplace Analytics: ใช้ Data ช่วยตัดสินใจว่าควรขยายออฟฟิศหรือไม่

หลายองค์กรในตอนนี้กำลังเจอคำถามใหญ่ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ว่า “ถึงเวลาต้องขยายออฟฟิศแล้วหรือยัง?” เพราะพนักงานมีจำนวนเพิ่มขึ้น และความต้องการพื้นที่ก็เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

แต่การตัดสินใจขยายออฟฟิศไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ เลย เพราะหมายถึงการลงทุนที่ใช้ทั้งงบประมาณ เวลา และทรัพยากรจำนวนมาก หากก้าวพลาดก็อาจเสียต้นทุนไปโดยเปล่าประโยชน์

นี่จึงเป็นเหตุผลที่องค์กรยุคใหม่หันมาใช้ Workplace Analytics หรือระบบเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งานออฟฟิศจริง ๆ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพชัดขึ้นว่า ควรขยายออฟฟิศจริง ๆ หรือเพียงแค่ปรับปรุงพื้นที่เดิมให้ใช้งานได้คุ้มค่ามากขึ้น

Workplace Analytics คืออะไร?

Workplace Analytics คือการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งานพื้นที่ออฟฟิศ เช่น จำนวนคนเข้า-ออก พื้นที่ที่มีการใช้งานจริง ความถี่ในการจองห้องประชุม ไปจนถึงรูปแบบการ Collaboration ของทีม ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรเห็นภาพว่า

  •  พื้นที่ไหนถูกใช้งานจริง
  • พื้นที่ไหนถูกทิ้งว่างหรือใช้น้อย
  • มีความต้องการห้องประชุมหรือโต๊ะทำงานเพิ่มขึ้นหรือไม่
  • การกลับมาออฟฟิศของพนักงานสอดคล้องกับพื้นที่ที่มีหรือไม่

การใช้ Data แบบนี้ทำให้องค์กร ตัดสินใจเรื่องการขยายออฟฟิศได้อย่างแม่นยำ ไม่ใช่แค่ตามความรู้สึก

ทำไมการขยายออฟฟิศแบบ “ไม่มี Data” ถึงเสี่ยง

การลงทุนในออฟฟิศใหม่หรือการขยายพื้นที่ หากตัดสินใจจาก “ความรู้สึก” มักนำไปสู่ปัญหา เช่น

  • ขยายออฟฟิศเกินความจำเป็น ทำให้เปลืองงบประมาณ
  • ลงทุนสร้างห้องประชุมเพิ่ม แต่สุดท้ายก็ไม่ถูกใช้งาน
  • ออกแบบพื้นที่ไม่ตรงกับพฤติกรรมจริงของพนักงาน
  • พนักงานยังรู้สึกว่าออฟฟิศ “ไม่ตอบโจทย์” แม้เพิ่งรีโนเวท

นี่คือเหตุผลที่ Workplace Analytics กลายเป็นเครื่องมือสำคัญ สำหรับองค์กรที่ต้องการบริหารพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ และยังช่วยเพิ่มโอกาสในการสร้าง Employee Experience ที่ดีอีกด้วย

การใช้ Data เพื่อตัดสินใจ “ขยายออฟฟิศ”

ด้วยระบบจองโต๊ะ หรือจองห้องประชุมแบบ Real-Time องค์กรสามารถดูได้ว่า

  • ห้องประชุมถูกจองแล้วถูกใช้งานจริงกี่เปอร์เซ็นต์
  • โต๊ะทำงานถูกใช้งานเต็มความจุหรือไม่
  • พื้นที่ Collaboration Zone ได้รับความนิยมจริงหรือไม่

ข้อมูลนี้ช่วยบอกว่าองค์กรต้องการ “พื้นที่เพิ่ม” หรือเพียงแค่ “ปรับการจัดการพื้นที่”

Workplace Analytics ยังช่วยวิเคราะห์ว่าพนักงานต้องการพื้นที่แบบไหน เช่น

  • Focus Room สำหรับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิ
  • Collaboration Zone สำหรับ Brainstorm และทำงานทีม
  • Hybrid Meeting Room ที่รองรับทั้ง Onsite และ Remote

แทนที่จะขยายออฟฟิศแบบกว้าง ๆ องค์กรสามารถเลือกลงทุนในพื้นที่ที่พนักงานต้องการจริง

การกลับมาออฟฟิศในยุคนี้ไม่เหมือนเดิม เพราะหลายทีมยังทำงานแบบ Hybrid การขยายออฟฟิศจึงต้อง เชื่อมต่อเทคโนโลยี ให้รองรับทั้ง Microsoft TeamsZoom และ BYOD (Bring Your Own Device)
ห้องประชุมและอุปกรณ์ควรเป็น All-in-One Video Conference ที่ลดการตั้งค่าซับซ้อน และพร้อมใช้งานได้ทันที

การใช้ Data ก่อนการขยายออฟฟิศ ยังช่วยให้องค์กรลงทุนอย่างยั่งยืน เช่น

  • ลดการสร้างพื้นที่ที่ไม่จำเป็น → ลด Carbon Footprint
  • ใช้พลังงานคุ้มค่าด้วยระบบ IoT + Automation
  • จัดการออฟฟิศแบบ Smart Building เพื่อประหยัดพลังงานในระยะยาว
5 ประโยชน์ การมี Workplace Analytics สำหรับการขยายออฟฟิศในอนาคต

1. คาดการณ์อนาคตของการทำงาน (Future-Proofing)
องค์กรสามารถมองเห็นแนวโน้มการทำงานในอีก 2–5 ปี และวางแผนการขยายออฟฟิศให้รองรับเทรนด์ไดทันเวลา

2. สนับสนุนการตัดสินใจเชิงบริหาร (Executive Insights)
ข้อมูลจาก Workplace Analytics ถูกนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมั่นใจ ไม่ใช่แค่ความรู้สึกหรือการคาดเดา

3. เพิ่ม ROI ของการลงทุน Smart Office
ทำให้ระบบที่ลงทุน เช่น Hot Desk, Smart Locker หรือ Video Conference ถูกใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และสร้างผลตอบแทนกลับคืนจริง

4. ปรับใช้พื้นที่แบบ Agile Workplace
ทำให้ออฟฟิศขยายในรูปแบบยืดหยุ่น สามารถปรับฟังก์ชันพื้นที่ตามการใช้งานจริง ไม่จำกัดว่าต้องเป็นโต๊ะถาวรหรือห้องประชุมแบบตายตัว

5. เสริม Employer Branding และการดึงดูด Talent
การมี Workplace Analytics แสดงถึงการเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วย Data และใส่ใจ Employee Experience ทำให้ดึงดูดพนักงานคุณภาพได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่าง Smart Office Solutions ที่ช่วยในการตัดสินใจ

การใช้ Data ก่อนการขยายออฟฟิศ ไม่ได้ช่วยแค่เรื่องการจัดการต้นทุนเท่านั้น แต่ยังเป็นการลงทุนเพื่อความยั่งยืนในระยะยาว

แทนที่จะสร้างห้องประชุมใหม่เพิ่มเสมอ ระบบนี้ช่วยให้องค์กรเห็นภาพจริงว่าห้องไหนถูกใช้งานบ่อยหรือถูกจองทิ้งไว้ ข้อมูลที่ได้ทำให้องค์กรเลือกลงทุนเฉพาะจุดที่จำเป็น ลดการสร้างพื้นที่ใหม่ที่อาจไม่ถูกใช้จริง

หลายองค์กรเจอปัญหาพนักงานเข้าออฟฟิศไม่เต็มจำนวน ทำให้โต๊ะทำงานจำนวนมากถูกปล่อยว่าง ระบบ Hot Desk ช่วยบริหารโต๊ะทำงานให้หมุนเวียนได้อย่างคุ้มค่า ลดความจำเป็นในการเช่าหรือขยายพื้นที่โดยเปล่าประโยชน์

เทคโนโลยี Video Conference ที่รองรับ AI และ Multi-Platform ช่วยให้ประชุมได้ทุกที่ ลดการเดินทางซ้ำซ้อน ลดการใช้พลังงานและทรัพยากร พร้อมทั้งทำให้ออฟฟิศไม่ต้องสร้างห้องประชุมใหม่เกินความจำเป็น

แทนที่องค์กรจะต้องเพิ่มพื้นที่เก็บของหรือห้องเก็บเอกสาร Smart Locker ช่วยให้พนักงานเก็บของส่วนตัวและอุปกรณ์สำนักงานอย่างเป็นระบบ ประหยัดพื้นที่ และทำให้พื้นที่เดิมถูกใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบนี้ไม่เพียงเพิ่มความปลอดภัย แต่สามารถบันทึกข้อมูลว่าใครเข้าออกโซนไหน เวลาไหนบ้าง ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจการใช้พื้นที่จริง และนำข้อมูลไปใช้ปรับ Layout ของออฟฟิศใหม่ เช่น แผนก Sales เข้ามาออฟฟิศบ่อยกว่าทีม Dev ข้อมูลนี้ช่วยตัดสินใจได้ว่าควรจัดโต๊ะทำงานแบบประจำหรือ Hot Desk ให้ใคร

สรุป

ในยุค 2025 คำว่า “ขยายออฟฟิศ” ไม่ได้หมายถึงการเพิ่มพื้นที่เสมอไป แต่คือการใช้ Workplace Analytics + Smart Office Solutions เพื่อทำให้ทุกตารางเมตรมีคุณค่า และตอบโจทย์การทำงานของพนักงาน

องค์กรที่ใช้ Data Driven จะตัดสินใจได้แม่นยำกว่า ลงทุนคุ้มค่า และสร้างออฟฟิศที่เป็นมากกว่าสถานที่ทำงาน แต่เป็น พื้นที่แห่งประสบการณ์ (Employee Experience) ที่ทำให้พนักงานอยากกลับเข้ามาออฟฟิศ

สนใจระบบ Smart Office ที่ทันสมัยและตอบโจทย์การทำงาน สามารถติดต่อได้ที่

Add Line: @exzysmartoffice (มี@ นำหน้า) หรือ คลิก https://lin.ee/L6t8rJ2
โทร. 095-919-1963 หรือ อีเมล: contact@exzy.me

Related Posts