5 ความผิดพลาดในการออกแบบ Hybrid Office ที่องค์กรส่วนใหญ่เจอ

เช้าวันจันทร์ พนักงานคนหนึ่งเดินเข้าออฟฟิศพร้อมโน้ตบุ๊กในมือ เขาเปิดมือถือเพื่อหาที่นั่งว่าง แต่ไม่แน่ใจว่าโต๊ะไหนจองได้ โต๊ะไหนมีคนใช้แล้ว ห้องประชุมที่คิดว่าจะว่างก็ถูกจองซ้อน สุดท้ายเขานั่งทำงานในมุมที่ไม่เหมาะกับงานของตัวเอง และรู้สึกว่า “มาทำงานที่ออฟฟิศวันนี้ เหนื่อยกว่าอยู่บ้านอีก”
ภาพนี้ไม่ใช่เรื่องแปลก และเกิดขึ้นจริงในหลายองค์กรที่ลงทุนทำ Hybrid Office ไปแล้ว แต่กลับไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่หวัง ปัญหาไม่ได้อยู่ที่แนวคิด Hybrid Working แต่อยู่ที่การออกแบบ Hybrid Office Design ที่พลาดตั้งแต่ต้น
บทความนี้จะพาคุณไปดู 5 ความผิดพลาดในการออกแบบ Hybrid Office ที่องค์กรส่วนใหญ่มักเจอ ผ่านมุมมองเชิงกลยุทธ์ ข้อมูลจริง และประสบการณ์จากการออกแบบ Smart Office ให้กับองค์กรขนาดใหญ่ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพชัดว่า อะไรคือจุดที่ควรหลีกเลี่ยง และอะไรคือสิ่งที่ควรทำตั้งแต่แรก

5 ความผิดพลาดในการออกแบบ Hybrid Office

1. ออกแบบ Hybrid Office โดยยึดจากพื้นที่ ไม่ใช่พฤติกรรมการทำงาน
หลายองค์กรเริ่มต้น Hybrid Office Design ด้วยคำถามว่า

ควรลดโต๊ะลงกี่เปอร์เซ็นต์?
ควรมี Meeting Room กี่ห้อง?
ควรเพิ่ม Co-working Space หรือไม่?

ซึ่งเราต้องเริ่มจากการตั้งคำถามว่า “พนักงานทำงานอย่างไร และใช้พื้นที่แบบไหนในแต่ละวัน?”

เมื่อออกแบบผิด จะเกิดอะไรขึ้น

พื้นที่บางส่วนถูกใช้งานซ้ำซ้อน ขณะที่บางพื้นที่แทบไม่ถูกใช้
พนักงานรู้สึกว่า Hybrid Office ทำงานยากขึ้น ไม่ใช่ง่ายขึ้น

แนวทางที่ควรทำ
Hybrid Office ที่ดีต้องเริ่มจากการเข้าใจ Work Patterns เช่น งานที่ต้องใช้สมาธิ งานที่ต้องการ Collaboration และงานที่ต้องใช้การประชุม จากนั้นจึงออกแบบพื้นที่และระบบให้รองรับ

2. ไม่มีระบบกลางในการบริหารจัดการพื้นที่และการจอง
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของ Hybrid Office Design คือการปล่อยให้พนักงาน “จัดการกันเอง” ไม่ว่าจะเป็นการจองโต๊ะผ่านแชท การจองห้องประชุมผ่าน Excel หรือการเดินหาที่นั่งหรือห้องประชุมเอง ซึ่งอาจดูยืดหยุ่น แต่ในความเป็นจริงกลับสร้างความสับสนมากขึ้น

องค์กรที่ไม่มีระบบในการจอง มีอัตราการใช้พื้นที่ต่ำกว่าที่ควร 20–30%
พนักงานเสียเวลาเฉลี่ย 10–15 นาทีต่อวัน เพื่อหาที่นั่งหรือห้องประชุมที่ว่าง

ผลลัพธ์ที่ตามมา

พนักงานรู้สึกว่า Hybrid Office ใช้งานยาก
เกิดความสับสนและความไม่เท่าเทียมในการใช้พื้นที่
ผู้บริหารไม่เห็นภาพรวมการใช้พื้นที่จริง

แนวทางที่ควรทำ
การใช้ Smart Office Platform ที่รวมการจองโต๊ะ ระบบจองห้องประชุม และการแสดงสถานะพื้นที่แบบเรียลไทม์ จะช่วยลด Friction ในการใช้งาน และสร้างประสบการณ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

3. มอง Hybrid Office เป็นเรื่องของระบบ ไม่ใช่ประสบการณ์ของพนักงาน
หลายองค์กรผลักภาระ Hybrid Office Design ให้เป็นหน้าที่ของ IT หรือ Facility เพียงฝ่ายเดียว โดยไม่ได้เชื่อมโยงกับ HR หรือผู้ดูแล Employee Experience

Fact-driven Insight

Gartner ระบุว่า องค์กรที่ให้ความสำคัญกับ Employee Experience มี Engagement สูงกว่าถึง 1.3 เท่า
ระบบที่ใช้งานยาก คือสาเหตุหลักที่ทำให้พนักงานไม่อยากเข้าออฟฟิศ

สิ่งที่เกิดขึ้นจริง
เทคโนโลยีถูกมองว่าเป็นภาระ ไม่ใช่เครื่องมือช่วยทำงาน และอัตราการใช้งานระบบต่ำกว่าที่คาด

แนวคิดที่ควรเปลี่ยน
Hybrid Office ควรถูกออกแบบจากมุมมองของพนักงาน ตั้งแต่ก่อนเข้าออฟฟิศ ระหว่างวันทำงาน ไปจนถึงการทำงานร่วมกัน

4. ไม่มีข้อมูลจริงมาช่วยตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
องค์กรจำนวนมากลงทุนกับ Hybrid Office แต่ไม่สามารถตอบคำถามพื้นฐานได้ เช่น

พื้นที่ไหนถูกใช้งานมากที่สุด?
วันไหนควรสนับสนุนให้พนักงานเข้าออฟฟิศ?
ควรลดหรือเพิ่มพื้นที่ประเภทใด?

Fact-driven Insight

องค์กรที่ใช้ข้อมูลจริงในการวางแผน Workplace สามารถลดต้นทุนพื้นที่ได้ 10–25%
ข้อมูลการใช้งานจริงช่วยให้การตัดสินใจเรื่องพื้นที่แม่นยำกว่าการใช้ความรู้สึกหรือประสบการณ์ส่วนตัว

5. คิดว่า Hybrid Office คือโครงการระยะสั้น ไม่ใช่การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
Hybrid Office ไม่ใช่การรีโนเวทออฟฟิศครั้งเดียวจบ แต่คือกระบวนการที่ต้องปรับตามพฤติกรรม เทคโนโลยี และรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป ซึ่งองค์กรที่ปรับ Hybrid Office อย่างสม่ำเสมอ มีความพึงพอใจของพนักงานสูงกว่า 30%

Hybrid Office ที่ดีต้องสามารถปรับตามพฤติกรรม และรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป ควรเลือกโซลูชันที่สามารถขยาย (Scalable) และปรับเปลี่ยนได้ พร้อมรองรับการเก็บข้อมูลและพัฒนา Workplace อย่างต่อเนื่อง

FAQs : คำถามที่ผู้บริหารถามบ่อยเรื่อง Hybrid Office Design

Q1: Hybrid Office จำเป็นกับทุกองค์กรไหม?

A: เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นและการใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ

Q2: ควรเริ่มต้น Hybrid Office Design อย่างไร?

A: เริ่มจากการเข้าใจพฤติกรรมการทำงานจริงของพนักงาน ก่อนเลือกเทคโนโลยีและออกแบบพื้นที่

Q3: เทคโนโลยีจำเป็นแค่ไหนสำหรับ Hybrid Office?

A: เทคโนโลยีคือแกนกลางที่เชื่อมพื้นที่ คน และข้อมูลเข้าด้วยกัน

สรุป

Hybrid Office ที่ประสบความสำเร็จ ไม่ได้วัดจากดีไซน์ที่ทันสมัยหรือจำนวนเทคโนโลยีที่นำมาใช้ แต่วัดจากการที่พนักงานสามารถทำงานได้ราบรื่นขึ้น และองค์กรใช้พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพ

จากทั้ง 5 ความผิดพลาด จะเห็นได้ชัดว่า ปัญหาหลักของ Hybrid Office มักไม่ได้อยู่ที่งบประมาณหรือเครื่องมือ แต่อยู่ที่การออกแบบโดยยังไม่เข้าใจพฤติกรรมการทำงานจริงของพนักงาน ขาดระบบกลางในการบริหารจัดการพื้นที่ และไม่มีข้อมูลที่ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ

Exzy เราคือพาร์ทเนอร์ที่ช่วยองค์กรออกแบบ Smart Office Solution แบบครบวงจร ตั้งแต่การวิเคราะห์พฤติกรรมการทำงาน ให้คำปรึกษา ออกแบบไปจนถึงติดตั้งโซลูชัน ให้ตรงตามการใช้งาน เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบมากขึ้นสำหรับการทำงานยุคใหม่

เมื่อออฟฟิศสามารถตอบโจทย์การทำงานจริงได้ การเข้าออฟฟิศจะไม่ใช่ข้อบังคับ แต่จะกลายเป็นทางเลือกที่ช่วยเสริม Collaboration, Productivity และ Employee Experience อย่างเป็นธรรมชาติ นี่คือหัวใจของ Hybrid Office Design ที่ยั่งยืนในระยะยาว