ในช่วงหลัง COVID-19 องค์กรส่วนใหญ่เปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่ สู่การทำงานแบบ Hybrid Working โดยใช้ Microsoft Teams กับอุปกรณ์ Video Conference เป็นสะพานเชื่อมการสื่อสารระหว่างทีม
Microsoft Teams Room เลยเป็นคำตอบ ที่จะเปลี่ยนการประชุมแบบเดิม ๆ ให้เป็น Hybrid Meetings พร้อมรับมือกับการทำงานในยุคดิจิทัล
มาดูกันว่าทำไม Microsoft Teams Room ถึงเป็นทางเลือกที่องค์กรชั้นนำทั่วโลกไว้วางใจ และจะช่วยยกระดับการประชุมของคุณได้อย่างไร
Microsoft Teams Room คืออะไร?
Microsoft Teams Room เป็นโซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อยกระดับประสิทธิภาพห้องประชุมแบบดั้งเดิมให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานยุคใหม่ โดยผสานการทำงานระหว่าง Hardware และ Software เข้าด้วยกัน ทั้งระบบภาพและเสียงคุณภาพสูงผ่านกล้อง ลำโพง และไมโครโฟน จอแสดงผลที่รองรับการแชร์หน้าจอ รวมถึงระบบที่ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมแบบ Hybrid
เพื่อให้องค์กรสามารถใช้งานระบบนี้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ Microsoft จึงได้ออกแบบ License สำหรับห้องประชุมโดยเฉพาะ โดยแบ่งเป็น Basic Package สำหรับการใช้งานพื้นฐาน และ Pro Package สำหรับองค์กรที่ต้องการฟีเจอร์การใช้งานขั้นสูง ซึ่ง License ทั้งสองแบบคิดราคาต่อห้องประชุม และถูกออกแบบมาให้ทำงานร่วมกับอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในห้องประชุมได้อย่างราบรื่น ทำให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ Microsoft Teams ได้อย่างเต็มที่
6 ฟีเจอร์หลักของ Microsoft Teams Room
1. Easy Joining
- แค่แตะที่หน้าจอ Console ก็เข้าร่วมประชุมได้ทันที
- เชื่อมต่อกับ Calendar ได้โดยอัตโนมัติ
- ไม่ต้องเสียเวลากับการตั้งค่าที่ยุ่งยาก
2. Integrated Collaboration Tools
- แชร์เนื้อหาจากอุปกรณ์ส่วนตัวขึ้นจอใหญ่ได้ทันที
- ใช้กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลร่วมกัน
- พูดคุยผ่านแชทระหว่างการประชุม
3. High-Quality Audio and Video
- ระบบประมวลผลเสียงขั้นสูงให้เสียงที่คมชัด
- AI Camera จับภาพผู้ร่วมประชุมอัตโนมัติ
- ปรับแต่งมุมกล้องให้เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมทางไกล
4. Room Control
- ปรับแต่งการตั้งค่าเสียง และภาพได้จากหน้าจอควบคุม
- เริ่ม และจบการประชุมได้ด้วยปุ่มเดียว
- จัดการอุปกรณ์ในห้องประชุมได้อย่างสะดวก
5. Seamless Integrated with Office 365
- ข้อมูลการจองห้อง และตารางประชุมอัปเดตแบบ Realtime
- ซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติกับทุกแพลตฟอร์ม
- จัดการประชุมได้จากทุกอุปกรณ์
6. Security and Compliance
- มาตรฐานความปลอดภัยจาก Microsoft
- ปกป้องข้อมูลองค์กรด้วยระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง
- รองรับมาตรฐานการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล
เปลี่ยนการประชุมธรรมดา สู่ประสบการณ์การทำงานร่วมกันแบบไร้ขีดจำกัด
ในยุคที่การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น การประชุมแบบไฮบริด (Hybrid Meetings) กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่จำเป็น ซึ่งพนักงานสามารถทำงานได้ที่ออฟฟิศ และจากที่บ้าน โดยที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในออฟฟิศตลอดเวลา แต่การประชุมยังต้องมีประสิทธิภาพเหมือนเดิม ทำให้ Microsoft Teams Room คือคำตอบ เพราะไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เหมือนนั่งอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน
ออกแบบห้องประชุมที่ตอบโจทย์ Hybrid Meetings
การจัดการห้องประชุมแบบไฮบริดให้มีประสิทธิภาพนั้น ต้องคำนึงถึงการจัดวางอุปกรณ์ และการออกแบบพื้นที่ ไปจนถึงการเลือกอุปกรณ์ Video Conference ที่เหมาะสมกับการใช้งาน และขนาดห้องประชุม เช่น หากห้องมีขนาดใหญ่ จำเป็นต้องเลือกระบบที่มีความละเอียดสูง สามารถครอบคลุมพื้นที่ได้มากกว่า ทั้งในแง่ของการรับภาพและเสียง
แต่ถ้าเป็นห้องขนาดเล็ก ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบที่ซับซ้อนมาก อาจเลือกใช้อุปกรณ์ที่มีขนาดกะทัดรัด และติดตั้งง่ายกว่า
การเลือกระบบ Video Conference ที่เหมาะสมกับขนาดของห้องจะช่วยให้การลงทุนมีประสิทธิภาพ และ Hybrid Meetings เป็นไปอย่างราบรื่น ทั้งในแง่ของคุณภาพการสื่อสาร และความสะดวกในการใช้งาน
ตัวอย่างอุปกรณ์ Video Conference จากแบรนด์ชั้นนำแต่ละแบรนด์ ที่รองรับการใช้งาน Microsoft Teams Room และตอบโจทย์ห้องประชุมในแต่ละขนาด
| Product | Room Size | Key Features |
|---|---|---|
| Product Neat Bar Pro | Room Size ห้องขนาดกลางถึงใหญ่ (10-20 คน) | Key Features - กล้อง 4K Ultra HD พร้อม AI framing - ระบบเสียง 16 ไมโครโฟน - รองรับ Zoom Rooms และ Microsoft Teams |
| Product Logitech MeetUp | Room Size ห้องขนาดเล็ก (4-6 คน) | Key Features - กล้อง 4K Ultra HD แบบ Wide-angle - ไมโครโฟน 3 ตัวพร้อม Beamforming - ดีไซน์กะทัดรัด ติดตั้งง่าย |
| Product Yealink MeetingBar A20 | Room Size ห้องขนาดเล็กถึงกลาง (6-12 คน) | Key Features - กล้อง 4K Ultra HD พร้อม Auto Framing - ระบบเสียง 8 ไมโครโฟน MEMS - รองรับ Microsoft Teams และ Zoom |
| Product Jabra PanaCast 50 | Room Size ห้องขนาดกลาง (6-12 คน) | Key Features - กล้อง 180 องศา ความละเอียด 4K - ระบบเสียงอัจฉริยะ 8 ไมโครโฟน - เทคโนโลยี Intelligent Zoom |
เลือก Partner ที่ได้รับการรับรองจาก Microsoft
ในการมองหาสินค้าที่ดี และมีคุณภาพแล้ว การเลือกบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการออกแบบระบบ Video Conference ก็สำคัญไม่แพ้กัน ต้องพร้อมยินดีให้คำปรึกษา ไปจนถึงติดตั้งโซลูชันได้อย่างครอบคลุมด้วย
สรุป: ก้าวสู่อนาคตของการประชุมองค์กรอย่างชาญฉลาด
การนำ Microsoft Teams Room มาใช้ในองค์กรถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับการประชุม Hybrid Meetings ในยุคปัจจุบัน ระบบช่วยลดช่องว่างระหว่างการทำงานในออฟฟิศ และการทำงานทางไกล เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร และสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ยืดหยุ่น
Key Takeaways ที่สำคัญคือ การเลือกใช้อุปกรณ์ที่ได้รับการรับรองจาก Microsoft Teams รวมไปถึงการเลือกบริษัท Vendor ที่มีความเชี่ยวชาญได้รับการ Certification อย่าง Exzy Smart Office จะช่วยให้การปรับเปลี่ยนสู่การประชุมยุคใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ
ได้ที่ Smart Office Solution by Exzy โทร. 095-919-1963 หรือ อีเมล: contact@exzy.me
