เทคโนโลยีเริ่มเข้ามามีบทบาทสำคัญในการออกแบบออฟฟิศในยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่ออฟฟิศที่มากขึ้น ซึ่งการนำ Smart Office Technology ต่าง ๆ เข้ามาใช้ สามารถทำให้การออกแบบออฟฟิศมีความทันสมัย คุ้มค่าต่อการลงทุน และตอบสนองความต้องการของพนักงานในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
วันนี้เราจะมาดูกันว่า 5 เทคโนโลยีใหม่ที่จำเป็นสำหรับการออกแบบออฟฟิศ มีอะไรบ้าง
1. ระบบควบคุมการเข้า-ออกประตู (Access Control)
ซึ่งในการออกแบบออฟฟิศต้องคำนึงถึงความปลอดภัยเป็นอันดับแรก โดยระบบ Access Control สามารถควบคุมการเข้าถึงพื้นที่ต่าง ๆ ภายในออฟฟิศได้อย่างแม่นยำ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบบัตร RFID, ลายนิ้วมือ หรือแม้แต่การจดจำใบหน้า นอกจากเพิ่มความปลอดภัยแล้ว ยังช่วยเก็บข้อมูลการเข้าออกของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ
ทำให้การบริหารจัดการพื้นที่มีความปลอดภัยมากขึ้น
2. ระบบจัดการผู้มาติดต่อ (Visitor Management System)
หรือที่หลาย ๆ องค์กรเรียกว่าระบบ VMS เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ช่วยบริหารจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลของผู้มาติดต่อได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบ ประหยัดเวลาในการจัดการ ด้วยการลดขั้นตอนในการทำงาน จบปัญหาเรื่องความยุ่งยากในการติดตามผู้มาติดต่อหลังจากนั้น
3. ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk Booking)
ในการออกแบบออฟฟิศแบบ Hybrid Workplace ที่ตอบโจทย์คนทำงานยุคนี้ ต้องมาพร้อมกับระบบจองโต๊ะทำงาน Hot Seat ช่วยให้พนักงานสามารถจองที่นั่งทำงานได้ตามความต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะประจำ ช่วยลดการใช้พื้นที่ที่ไม่จำเป็น ส่งเสริมการทำงานแบบ Collaborative มากยิ่งขึ้น
4. ระบบจองห้องประชุม (Meeting Room Booking)
ปฏิเสธไม่ได้ว่าทุกองค์กรจำเป็นต้องใช้ห้องประชุม ซึ่งการนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาใช้ จะทำให้การบริหารจัดการพื้นที่ห้องประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดปัญหาการจองซ้อน หรือห้องประชุมไม่พอใช้ รวมถึงการใช้งานที่ง่าย ด้วยการจองผ่านระบบอีเมลขององค์กร และแอพลิเคชัน
5. ระบบประชุมทางไกล (Video Conference)
ในยุคที่องค์กรมีรูปแบบการทำงานแบบ Work from Anywhere ทำให้การออกแบบออฟฟิศต้องรองรับการประชุมทางไกล ระบบ Video Conference ที่มีคุณภาพสูง ช่วยให้การสื่อสารกับทีมงานหรือลูกค้าราบรื่น ลดความจำเป็นในการเดินทาง และช่วยประหยัดเวลาได้อีกด้วย
สรุป
การใช้เทคโนโลยีเข้ามาผสมผสานกับการออกแบบออฟฟิศ สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสร้างสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายสำหรับพนักงาน ยกระดับองค์กรเป็น Smart Office ที่ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ได้อย่างลงตัว
